Como configurar os eventos da sua agenda
Neste artigo, você vai aprender como criar e configurar eventos da agenda na systeme.io para aceitar agendamentos.
1. Acessando sua agenda
Para começar, vá até a barra de menu, clique em CRM e selecione Agenda (1).
A aba Eventos exibe todos os eventos que você criou. Você pode visualizá-los e criar novos (por exemplo, uma consultoria gratuita ou uma sessão técnica).
2. Criando um evento
Para criar um evento, clique em Criar novo evento (2) na aba Eventos. Uma janela pop-up aparecerá solicitando que você escolha o tipo de evento (3):
a. Evento individual: cada horário pode ser reservado por uma única pessoa. Ideal para coaching individual, consultas e chamadas de descoberta.
b. Evento em grupo: várias pessoas podem reservar o mesmo horário. Ideal para webinars ao vivo, workshops em grupo e aulas online.
Selecione a opção que atende às suas necessidades e clique em Confirmar (4) para prosseguir.
3. Detalhes do evento
Após confirmar sua escolha, você será redirecionado para a página de configurações do evento, onde poderá configurar os detalhes do seu evento:
a. Nome do evento (5): O nome do seu evento (exemplo: Consulta gratuita).
Como seus clientes verão na sua agenda:
b. Nome do organizador (6): O nome do organizador do evento também aparecerá na sua agenda.
Como seus clientes verão na sua agenda:
c. Duração do evento (7): A duração do seu evento, que também será exibida na agenda.
Como seus clientes verão na sua agenda:
d. Foto do organizador (8): Por padrão, sua foto de perfil é usada, mas pode ser personalizada. Essa foto será exibida na sua agenda.
Como seus clientes verão na sua agenda:
e. Logotipo personalizado (9): O logotipo personalizado que você enviar ao criar um evento na agenda será exibido em todos os emails enviados por essa agenda, em vez do logotipo padrão da systeme.io. Isso inclui:
- Confirmação de inscrição no evento
- Lembretes de agendamento
- Outros emails de notificação da agenda
Veja como vai ficar nos emails enviados aos seus clientes após o agendamento:
f. Configurações de local (10)
Você pode escolher entre três tipos de local: reunião online, telefone e presencial.
- Reunião online: Escolha uma integração compatível (atualmente Zoom ou Google Meet) (11) ou insira um link de reunião personalizado (12). Clique em Salvar para aplicar as alterações.
Observações:
- Se estiver usando Zoom ou Google Meet, verifique se a integração está configurada previamente. Para orientações passo a passo, consulte:
- Ao criar um evento em grupo, será solicitado que você defina o número máximo de participantes (13). Esse número não deve exceder o limite suportado pela ferramenta externa que você está usando para a reunião.
- Telefone: Insira seu número de telefone (14). A reunião será realizada por telefone.
- Presencial: Insira um endereço físico e número de telefone (15).
Você pode oferecer várias opções de local para um único evento (por exemplo, telefone e presencial). O participante pode escolher sua opção preferida.
g. Descrição do evento
Adicione uma breve descrição do evento. Ela será exibida na sua página de agendamentos. Você pode formatar e personalizar sua descrição usando o menu de edição na parte superior da caixa de texto.
Como seus clientes verão na sua agenda:
h. Google Agenda
Habilite esta opção para adicionar automaticamente os agendamentos ao seu Google Agenda. Você pode escolher em qual Google Agenda específico deseja que os agendamentos sejam salvos; isso permite organizar seus eventos em diferentes agendas em vez de usar apenas a sua agenda padrão. Basta selecionar sua agenda preferida no menu suspenso.
Quando alguém fizer um agendamento, ele aparecerá automaticamente no seu Google Agenda.
Para ajudar você a gerenciar e diferenciar sua agenda facilmente, o título do evento no seu Google Agenda incluirá automaticamente detalhes específicos do agendamento:
- Para eventos individuais: o título exibirá o nome do evento seguido pelo nome completo do convidado (por exemplo, Consulta gratuita – Maria Madalena). Se o evento for realizado no Zoom, o link do Zoom também será incluído nos detalhes do evento no Google Agenda.
- Para eventos em grupo: O título exibirá o nome do evento seguido pelo número atual de participantes inscritos (por exemplo, Aula de Marketing - 2 participantes). Se o evento for realizado no Zoom, o link para a plataforma também será incluído nos detalhes do evento no Google Agenda.
Observações:
- A opção Google Agenda só aparecerá depois que você a conectar com sucesso à sua conta systeme.io. Para aprender como fazer isso, consulte esta página: Como integrar o Google Agenda com o systeme.io.
- O endereço de email exibido aos convidados como o organizador da reunião é retirado do Google Agenda que você selecionar; se nenhuma integração com o Google estiver conectada, será usado o endereço de email da conta da systeme.io.
4. Definindo sua disponibilidade
a. Opções de intervalo de datas
Os convidados podem realizar agendamentos:
- Sem limite de data (16): Esta opção permite que os convidados reservem um horário a qualquer momento no futuro sem uma data de término específica. Isso é ideal para eventos contínuos que não exigem atualizações repetidas do intervalo de datas.
- Dias no futuro (17): Limite com que antecedência os convidados podem reservar (por exemplo, 30, 60 ou 90 dias a partir de hoje). A agenda mostrará automaticamente os horários disponíveis com base no número de dias escolhido, atualizando-se diariamente sem alterações manuais.
- Em um intervalo de datas (18): Selecione manualmente uma data de início e de término para quando seu evento estiver disponível.
b. Antecedência mínima (19)
Determine com quanta antecedência os convidados devem reservar. Por exemplo, "2 horas" exige reservas pelo menos 2 horas antes do início da reunião.
c. Prazo para cancelamento (20)
Determine quão perto do horário de início os convidados podem cancelar. "0 horas" permite cancelamentos até o início da reunião, enquanto "24 horas" impede cancelamentos de última hora.
d. Horários disponíveis (21)
Você pode definir a disponibilidade manualmente ou usar suas configurações globais de disponibilidade ativando a opção Usar disponibilidade global.
Observação: Para usar a disponibilidade global, você deve primeiro configurar suas configurações na aba de disponibilidade.
e. Disponibilidade semanal (22)
Você pode configurar sua disponibilidade para este evento específico.
- Disponibilidade semanal: Defina horários padrão para cada dia da semana (22). Você também pode definir vários intervalos de tempo no mesmo dia, se necessário (23).
- Disponibilidade em data específica: Use esse recurso para adicionar datas específicas em que você está disponível, substituindo sua programação semanal regular. Isso é útil para adicionar disponibilidade extra em dias em que normalmente não está disponível ou para horários especiais pontuais.
Clique + Adicionar uma nova data (24) e então clique no ícone do calendário (25) para selecionar datas e horários específicos em que você deseja estar disponível para agendamentos.
5. Configurações avançadas
A seção de configurações avançadas permite que você defina restrições específicas para o seu evento:
a. Frequência de horário (26): Defina com que frequência os horários aparecem (por exemplo, a cada 15 minutos).
b. Limite diário (27): Número máximo de reservas por dia.
c. Intervalo entre eventos (28): Tempo adicionado antes ou depois de cada reserva para evitar compromissos consecutivos.
d. Exibição do fuso horário (29): Escolha se o horário do agendamento é mostrado no fuso horário do organizador ou do convidado.
6. Lembrete por email
Você pode definir exatamente quando os emails de lembrete automáticos serão enviados aos participantes. Por padrão, todo novo evento inclui dois lembretes: um enviado 24 horas antes e outro enviado 1 hora antes do início do evento.
Personalize essa programação de acordo com suas necessidades específicas, adicionando, editando ou removendo os lembretes:
- Defina os horários dos lembretes em dias, horas ou minutos antes do evento usando o menu suspenso (30).
- Clique em + Adicionar um novo lembrete (31) para criar um lembrete adicional.
- Clique em Remover (32) ao lado de um horário para excluí-lo. Se você não quiser enviar nenhum lembrete aos participantes, basta remover todos eles da lista.
Observações:
- Você pode configurar até 3 emails de lembrete por evento.
- Os emails de lembrete não podem ser agendados para menos de 10 minutos antes do início do evento.
- Este recurso permite personalizar quando os emails são enviados. O conteúdo dos emails de lembrete é gerado automaticamente pelo sistema e não pode ser editado.
- Suas configurações personalizadas de lembrete são copiadas automaticamente quando você duplica o evento.
Próximo passo: Agora que os detalhes básicos e a disponibilidade do seu evento estão definidos, o próximo passo é adicionar sua agenda a uma página de funil. Você pode aprender como fazer isso para Agendamentos gratuitos ou Agendamentos pagos.