Como usar o recurso Calendário da systeme.io

Neste artigo, você descobrirá como usar o recurso de calendário da systeme.io.

Você encontrará todas as informações essenciais para aprender a usar este recurso de forma eficaz e otimizar o gerenciamento de compromissos.

Prefácio:

O calendário integrado da systeme.io permite agendar e gerenciar suas reuniões diretamente na plataforma, sem recorrer a ferramentas externas como Calendly ou Youcanbookme. Intuitivo e prático, ele simplifica a organização dos seus compromissos e centraliza suas atividades em um só lugar.

Acessando o recurso Calendário

O "Calendário" está disponível na aba "CRM" do painel da systeme.io:

Na seção "Calendário", você encontrará três abas:

  • Eventos
  • Agendamentos
  • Disponibilidade

1. Eventos:

Essa página reúne todos os eventos que você criou, permitindo que você os visualize e crie novos eventos.

Como exemplo de um evento, você pode criar opções como "Consultoria grátis" ou "Sessão técnica".

Como criar um evento?

Configure os detalhes dos seus eventos na seção "Eventos" após clicar em "Criar novo evento".

Uma página será exibida onde você precisa adicionar as seguintes informações:

  • Detalhes do evento:

    ○ Nome do evento

    ○ Nome do organizador

    ○ Duração do evento

    ○ Foto do organizador (por padrão, a imagem de perfil do usuário é utilizada, mas isso pode ser personalizado)

  • Configurações de local:

Para o local do seu evento, você pode escolher entre "Reunião online", "Telefone" e "Presencial".

○ Reunião Online: selecione a integração disponível (no momento o Zoom está disponível, para saber mais sobre como configurar essa integração, clique aqui) ou forneça um link externo de sua escolha, onde a reunião acontecerá. Se optar pelo Zoom, certifique-se de ter configurado a integração com antecedência.

○ Telefone: ofereça uma reunião por telefone, adicione seu número e salve.

○ Presencial: forneça um endereço físico e um número de telefone, depois salve.

Observação: você pode oferecer vários locais para o mesmo evento (por exemplo, telefone e presencial) e o prospecto deverá selecionar o que prefere.

  • Descrição do evento: adicione uma breve descrição do seu evento, que será exibida em seu calendário.

Configuração da disponibilidade dos seus eventos:

Nessa seção, você pode configurar a disponibilidade para um evento específico.

  • Intervalo de datas: representa o período durante o qual o evento estará disponível. Por padrão, esse intervalo está definido para 30 dias.
  • Horários disponíveis: também é possível usar as configurações de disponibilidade global definidas na seção "Disponibilidade", ativando ou desativando o botão "Utilizar disponibilidade global".

Observação: as disponibilidades globais padrão são explicadas no terceiro e último ponto deste artigo.

Configurações avançadas na página de criação do evento:

A última seção da página "Eventos" oferece opções mais avançadas de configuração:

  • Frequência de horários: permite definir a frequência dos intervalos de tempo disponíveis no calendário. Por exemplos, se o incremento for definido como 15 minutos e não for selecionado um tempo entre dois agendamentos, os horários serão exibidos da seguinte forma: 9:00, 9:15, 9:30, etc.
  • Limite diário: possibilita definir um número máximo de eventos que pode ser agendado por dia.
  • Intervalo entre 2 agendamentos: esse é um tempo de intervalo antes e/ou depois de um evento para evitar reservas consecutivas sem interrupção.
  • Exibição do fuso-horário: indica se o horário do agendamento será exibido no fuso horário do convidado ou no fuso horário do organizador.

Aqui está um exemplo de exibição de um calendário para um evento onde o local é "Telefone" e "Presencial", com frequência de agendamentos de 30 minutos e disponibilidade somente às terças e quartas-feira.

Observação: quando um visitante agenda um compromisso em seu calendário, ele recebe um email de confirmação com todos os detalhes do compromisso, além de um botão para cancelá-lo. Além disso, um email de notificação é enviado ao proprietário do calendário, para mantê-lo informado sobre um novo compromisso.

2. Agendamentos:

Essa página permite visualizar e gerenciar todos os agendamentos realizados.

  • Principais recursos:

    ○ Visualizar todos os seus agendamentos.

    ○ Cancelar um agendamento clicando em "Cancelar".

Clique em "Confirmar" para validar o cancelamento.

○ Reagendar uma reunião clicando em "Remarcar agendamento".

Selecione a data e o horário desejado para remarcar o agendamento e clique em "Aplicar" para confirmar.

Observação: em caso de cancelamento ou reagendamento de uma reunião, os convidados e o proprietário do calendário serão notificados por email sobre a alteração realizada.

3. Disponibilidade:

Nessa página, você pode configurar sua disponibilidade global para os eventos.

  • Disponibilidade semanal: defina seus intervalos de tempo disponíveis para cada dia da semana. Note que é possível criar vários intervalos de tempo para sua disponibilidade no mesmo dia.

  • Disponibilidade em datas específicas: substitua a disponibilidade global para determinados dias específicos.

Convidamos você a consultar o artigo "Como adicionar um calendário da systeme.io em sua página" para saber como adicionar seu calendário em uma página.