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Neste artigo, você vai aprender como gerenciar todos os agendamentos através das suas agendas na systeme.io .
Você vai precisar de:
- Uma conta da systeme.io
- Um evento de agenda na systeme.io (Como configurar os eventos da sua agenda)
- Um funil com o evento configurado (para Agendamentos gratuitos, para Agendamentos pagos)
1. Acessando seus agendamentos do calendário
Para começar, acesse a barra de menu, clique em CRM e selecione Agenda (1).
Uma vez dentro do painel da agenda, clique na aba Agendamentos (2).
2. Visão geral da aba Agendamentos
A aba Agendamentos fornece uma lista completa de todos os seus agendamentos futuros e passados. Este é o seu centro de gerenciamento para administrar todos os compromissos que clientes ou convidados agendaram por meio dos seus calendários.
A partir desta interface, você pode visualizar detalhes específicos de cada agendamento:
- Nome do evento (1): O nome que você definiu ao criar inicialmente o evento de calendário.
- Data (2): O dia específico para o qual o convidado marcou o compromisso.
- Horário (3): A hora exata em que o agendamento está programado para começar.
- Duração do evento (4): A duração da reunião, que você configurou durante o processo de criação do evento.
- Status (5): Indica o estado atual do agendamento:
- Agendado: O agendamento está confirmado e marcado para uma data futura.
- Concluído: A data e hora programadas para o evento já ocorreram.
- Cancelado: O agendamento foi cancelado por você ou pelo convidado.
- Reagendado: O horário original do agendamento foi alterado para uma nova data ou horário.
- Futuro: O evento acontecerá em breve.
- Pagamento (6): Mostra o status de pagamento do agendamento. Será exibido "Grátis" para eventos não pagos ou "Concluído" para agendamentos pagos.
- Tipo de evento (7): Especifica se a reserva é um evento individual (um a um) ou um evento em grupo.
- Convidado (8): O nome do cliente ou convidado que marcou o compromisso (clicar no nome abrirá a página de contato dele, onde você pode ver os detalhes).
Para encontrar facilmente agendamentos específicos ou organizar sua visualização, você pode usar as opções de filtragem localizadas no canto superior direito da lista de agendamentos. Depois de definir seus critérios desejados, clique no botão azul para aplicá-los.
Você pode filtrar sua lista usando os seguintes filtros:
- Nome do evento (9): Filtre sua lista para exibir apenas agendamentos de um evento específico que você criou na sua conta.
- Status (10): Filtre seus agendamentos com base no estado atual (por exemplo, Agendado, Passado, Cancelado, Reagendado ou Em breve), conforme detalhado no ponto 5 acima.
- Período personalizado (11): Filtre agendamentos por uma data ou período específico. Ao clicar nesta opção, abre-se um calendário onde você pode selecionar um intervalo de datas personalizado ou usar os botões de seleção rápida à direita (como Últimos 30 dias, Este mês, Mês passado ou Todo o período).
3. Gerenciando seus agendamentos
Para gerenciar um agendamento específico, clique no menu de três pontos (...). Um menu suspenso aparecerá, permitindo executar as seguintes ações:
a. Remarcar um agendamento: Esta opção permite mover o agendamento.
Uma janela de calendário aparecerá, permitindo selecionar uma nova data e horário desejados para a reunião. Depois de escolher o novo horário, clique em Aplicar para confirmar as alterações.
Observações:
- Depois que as alterações forem confirmadas, tanto você quanto o convidado receberão um email com os novos detalhes do agendamento reagendado.
- Quando um agendamento é reagendado, os emails de lembrete (24h e 1h antes) são atualizados automaticamente e enviados com base na nova programação, mesmo que lembretes já tenham sido enviados para o horário original do agendamento.
b. Cancelar um agendamento: Esta opção permite cancelar o agendamento. Surgirá um popup de confirmação solicitando que você clique em Confirmar para finalizar o cancelamento.
Observação: Depois de confirmar, tanto você quanto o convidado receberão um email informando sobre o cancelamento.
Observações:
- Agendamentos cancelados não podem ser alterados ou remarcados. Quando um agendamento é cancelado, a opção Remarcar agendamento não estará mais disponível.
- Agendamentos cancelados ou concluídos podem ser excluídos da lista de agendamentos.
Para mais detalhes sobre como remarcar ou cancelar agendamentos, consulte o seguinte artigo de ajuda: Como remarcar ou cancelar agendamentos do calendário.
c. Detalhes do agendamento: Esta opção abre uma janela pop-up com os detalhes do agendamento.
Isso exibirá todas as informações essenciais referentes a esse agendamento específico, incluindo:
- O nome do evento (1)
- O horário do evento (2)
- A duração do evento (3)
- O local do evento (4)
- O status de pagamento do agendamento (5)
- O nome do convidado (6)
Observações sobre eventos em grupo: Como organizador, você sempre poderá ver a lista completa de participantes inscritos nos detalhes dos agendamentos. No entanto, para proteger a privacidade dos seus clientes, os convidados não verão os nomes dos outros participantes em suas confirmações de agendamento.
- Perguntas personalizadas que você possa ter adicionado (7)
Observação: Se você integrou seu calendário (como Google Calendar), o evento será atualizado ou removido automaticamente para refletir o reagendamento ou cancelamento.
Você concluiu todos os passos para usar o recurso de agenda. Para revisar o processo completo desde o início, comece verificando esta página de ajuda: Como usar o recurso de calendário do systeme.io.