Como melhorar a entregabilidade dos meus emails (dicas avançadas)

Neste artigo, compartilhamos algumas dicas avançadas para melhorar a entregabilidade dos seus emails e algumas regras que você deve seguir para garantir que sua entregabilidade permaneça a ideal.

Estas dicas são para quem está familiarizado com o conceito de entregabilidade. Se você está buscando dicas básicas de entregabilidade, clique aqui.

Um de nossos desafios é garantir que ofereçamos a melhor capacidade de entrega de email possível para nossos usuários, e isso envolve um monitoramento rigoroso dos emails enviados de nossa plataforma.

A preservação de uma boa reputação do nosso domínio e nossos endereços de IP é fundamental para proporcionar um autoresponder eficiente. Para garantir isso, além de termos uma equipe dedicada ao monitoramento de nossa infraestrutura 7 dias por semana, estabelecemos uma série de regras essenciais.

É fundamental prestar atenção neste ponto crucial: a entregabilidade dos seus emails depende, acima de tudo, de suas práticas.

É fundamental que você meça suas estatísticas de entregabilidade de email.

De um ponto de vista prático, recomendamos que faça 5 coisas:

1. Use um nome de domínio personalizado e autenticado.

2. Limpe sua lista de contatos regularmente para remover contatos com status rejeitado, inscrições canceladas e especialmente os que não abrem seus emails.

3. Envie emails apenas para pessoas que concordaram em recebê-los.

4. Compreenda os indicadores da systeme.io em seus emails.

5. Analise suas estatísticas.

1. Use um nome de domínio personalizado e autenticado

Muitos servidores de recebimento filtram os emails com base no fluxo de entrada, configurando filtros de spam. Para contornar essa regra, a primeira etapa é usar um endereço de email com um nome de domínio personalizado e autenticá-lo com nossos serviços.

Como resultado, você ganhará credibilidade com seus contatos e, do ponto de vista técnico, os servidores que recebem os emails levarão em conta a reputação do seu domínio.

Para autenticar seu nome de domínio, convidamos você a seguir o procedimento descrito neste artigo e depois entrar em contato com o suporte para verificação.

2. Limpe sua lista de contatos regularmente

É importante ter uma base de contatos saudável. Para isso, é fundamental é essencial manter um olhar atento sobre ela.

No entanto, deve-se observar que é uma condição obter a concordância explícita de todos esses contatos antes de importá-los para a systeme.io.

Contatos importados precisam saber que estão em sua lista de emails e qual conteúdo você irá enviar para eles. O objetivo é minimizar a possibilidade de que seus emails sejam sinalizados como indesejados.

Portanto, não permitidos endereços de emails comprados ou encontrados na internet (páginas amarelas, perfis públicos em redes sociais, etc.).

A systeme.io reserva-se o direito de suspender a função de email bem como bloquear as contas de seus usuários por qualquer comportamento que possa prejudicar a eficiência do serviço.

Também é muito importante limpar sua lista de contatos de todos os endereços de email falsos ou inativos antes de importá-los para sua conta da systeme.io.

Enviar emails para destinatários inexistentes irá diminuir sua taxa de entrega e também pode prejudicar a reputação do seu nome de domínio.

Sua base de dados de contatos pode conter 2 tipos de endereços de email que podem afetar diretamente sua entregabilidade:

  • Endereços não existentes que serão marcados como "Rejeitados".
  • Endereços inativos e/ou que cancelaram a inscrição.

Os provedores de email analisam os dados de sua campanha e penalizam quando seus emails não são abertos. Portanto é importante excluir todos os seus contatos que estão em um destes dois tipos de grupos.

Por fim, após importar sua lista de contatos e começar a enviar emails, certifique-se de limpá-la regularmente.

Recomendamos que você limpe sua lista pelo meno uma vez por mês, para manter somente os contatos responsivos, que abrem seus emails.

2.1 Remover endereços de email não existentes

Existem 2 tipos de endereços não-existentes:

  • Endereços de email antigos, de podem ter sido fechados ou removidos pelos clientes
  • Endereços de email com erros de digitação

Na systeme.io, e graças aos filtros disponíveis em sua lista de contatos, você pode obter a lista de contatos com status "rejeitado" com apenas um clique.

Convidamos você a seguir os procedimentos descritos neste artigo.

2.2 Remover endereços de email inativos

Seus contatos inativos fazem sua taxa de abertura cair, o que impacta diretamente sua reputação nos provedores de email.

Alguns endereços se tornam inativos por diversas razões:

  • Seus emails vão para o spam e não são mais vistos pelo cliente
  • O cliente não está mais interessado na atividade/serviços que você oferece
  • Seu cliente recebe muitos emails e não abrem todos eles

Para administrar estes endereços inativos, você primeiro precisa classificá-los em uma nova lista, adicionando TAGs.

Você tem 2 opções:

  • Realizar campanhas específicas de reengajamento.
  • Excluir permanentemente estes endereços.

Se você decidir eliminar estes contatos de sua lista, você pode usar os filtros fornecidos pela systeme.io para excluir os contatos conforme o intervalo de tempo que você escolheu para este propósito.

Convidamos você a seguir os procedimentos descritos neste artigo.

2.3 Implementar o opt-in duplo

O que é opt-in duplo?

Quando seus contatos se inscrevem em uma página de inscrição de opt-in duplo, eles recebem um email contendo um link para confirmar a inscrição.

Se o contato não clicar no link de confirmação dentro de 24 horas após a inscrição, ele será automaticamente removido de sua lista de contatos.

Existem diversas vantagens em implementar o opt-in duplo:

  • Isso incentiva o registro de contatos com endereços de email válidos e evita que robôs permaneçam em sua lista de contatos, pois não poderão validar a inscrição.
  • Isso também possibilita a confirmação dupla da aceitação do recebimento de seus emails.

Esta opção está disponível na systeme.io: Como configurar o opt-in duplo.

3. Siga as boas práticas de envio de emails

Enviar emails para seus contatos é uma ótima maneira de manter contato e não ser esquecido, mas você deve fazer isso da maneira adequada.

3.1 Envie emails direcionados

Em uma campanha de email marketing, é essencial conhecer seu público-alvo. Isso permite que você se dirija somente às pessoas que estão interessadas em seu conteúdo ou oferta.

Uma boa segmentação significa garantir que os contatos da sua lista estejam interessados no que você tem a oferecer e, portanto, mais propensos a abrir e ler seus emails.

Se você enviar campanhas para todos os seus contatos sem nenhuma personalização, você arrisca ter taxas de abertura ruins. Tenha sempre em mente que nem todos os seus contatos estão interessados nas mesmas coisas. Se você constantemente oferece a eles conteúdo que não corresponde aos interesses deles, eles podem parar de abrir seus emails, cancelar a assinatura ou marcá-lo como spam.

Para mantê-los interessados, você precisa segmentar seus contatos de acordo com suas preferências para compartilhar melhor o seu conteúdo, visando às expectativas deles. Para fazer isso, você pode usar TAGs.

por fim, nunca envie emails para contatos que não lhe deram permissão. Isso arruinará suas estatísticas.

Além disso, comprar uma lista de contatos é estritamente proibido.

3.2 Cuide de seus elementos

A linha de assunto de um email é a primeira vitrine da sua mensagem, mas também do seu negócio.

É a primeira impressão que seu prospecto tem da sua mensagem. É também pelo título que seus contatos decidirão se abrirão seus emails. Portanto, sua otimização influencia diretamente a taxa de abertura de seus emails.

Existem diversas boas práticas para seguir:

  • Não deixe o campo vazio
  • Evite palavras chocantes, polêmicas e letras maiúsculas
  • Limite os caracteres marcantes, como pontos de exclamação e pontos de interrogação

A linha de assunto deve transmitir que você está tentando fornecer valor ao destinatário. Para despertar a curiosidade do destinatário, a inserção de elementos de personalização na linha de assunto do email pode ajudar a aumentar a taxa de abertura.

Observe que, devido às restrições impostas a determinados servidores, os filtros de controle tornaram-se mais rígidos em relação à consistência entre o nome do remetente do email, seu título e seu conteúdo.

Somos obrigados a convidá-lo a ser mais vigilante quanto à coerência entre esses três elementos.

Se você oferecer sequências pré-escritas a seus afiliados/clientes, é essencial informá-los sobre a necessidade de editar os emails com coerência entre esses três elementos.

Se, em outras circunstâncias, você usar emails pré-escritos como parte da divulgação do produto, também é importante respeitá-los.

Além disso, e em respeito essencial às regras básicas, é proibido usar a identidade de uma terceira pessoa ou empresa.

É preferível usar apenas um nome de remetente por conta/endereço de email, portanto, "seu banco", "o departamento de contabilidade" etc. são proibidos e podem ser bloqueados pela equipe da systeme.io.

Exemplo de um email ruim:

O título, por mais atraente que seja, não reflete o conteúdo do email. As pessoas que não entendem as circunstâncias podem acreditar erroneamente que o email é do banco ou que se trata de uma fraude.

O nome do remetente também é inadequado, pois você não é um banco.

Por fim, seguindo as restrições emitidas pelo "Gmail", pedimos que você não use encurtadores de links em seus emails (Bitly, TinyURL...)

Também recomendamos que você use links para download dos seus arquivos em vez de anexos.

Essas medidas foram tomadas para melhorar a entregabilidade de emails para todos os usuários da systeme.io e para preservar a reputação dos nossos endereços IP.

Se, no entanto, isso não for respeitado, e pelo interesse pela segurança, seremos obrigados a suspender o envio de emails de contas que não respeitem essas regras essenciais.

3.3 Cuidado com as "palavras de spam"

A detecção de spam por inteligência artificial evoluiu significativamente. Hoje, as ferramentas não se baseiam apenas na presença de uma palavra, mas também:

  • no contexto do email
  • no número de ocorrências da palavra
  • em seu posicionamento no email
  • em sua ortografia

Para determinar em qual pasta (Caixa principal, Promoções, Spam...) um email será classificado, os provedores de email examinam todo o seu conteúdo.

"Palavras de spam" são palavras que devem ser evitadas, pois podem contribuir para que sua mensagem seja colocada na pasta de spam/lixo eletrônico. Portanto, é essencial prestar a atenção necessária a elas.

3.3 Facilite o cancelamento da inscrição

Quando uma pessoa recebe um email que não deseja, ele tem três opções:

  • Cancelar a inscrição
  • Parar de abrir os emails
  • Denunciar o email como spam

O fato de ser regularmente denunciado como spam terá um efeito catastróficoem sua entregabilidade e poderá até mesmo colocá-lo na blacklist dos provedores de email. Se o cliente simplesmente parar de abrir seus emails, você também perderá entregabilidade e sua taxa de cliques cairá.

Portanto, cancelar a inscrição é, de longe, a melhor opção.

Não existe uma varinha mágica para melhorar sua taxa de entregabilidade. Basta ser rigoroso, respeitar as regras básicas e ter em mente que suas estatísticas sempre dependerão de suas práticas.

3.5 Assine seus emails

Também é importante que você pode ser identificado em seus emails (note que isso é necessário se você enviar emails para servidores alemães, por exemplo).

De fato, é importante adicionar no rodapé do seu email:

  • Seu nome, nome da marca e informações.
  • Se você é uma empresa, o nome e o link do seu site.

Por fim, é altamente recomendável que todos os links no email, bem como o nome do domínio de envio, apontem para o mesmo domínio (acessível).

4. Entenda os indicadores dos seus emails

Na systeme.io, os usuários são divididos em grupos e cada grupo utiliza diferentes conjuntos de endereços IP.

A reputação destes endereços de IP é um dos fatores mais importantes para garantir a entregabilidade de emails, e é por isso que é necessário manter boas estatísticas para estar nos melhores grupos.

Atribuímos usuários a grupos com base no desempenho de determinadas métricas e, principalmente, para manter a reputação desses endereços IP.

  • Grupo verde: estatísticas excelentes
  • Grupo amarelo: estatísticas médias
  • Grupo vermelho: estatísticas ruins
  • Grupo quarentena: para novos usuários com estatísticas ruins
  • Grupo cinza: novos usuários – serão movidos para um dos quatro grupos assim que enviarem pelo menos 500 emails.

4.1 As regras:

  • Usuários são alocados em diferentes grupos todas as manhãs
  • Um usuário deve utilizar a systeme.io como cliente por pelo menos 16 dias para ser movido do grupo de novos usuários
  • Um usuário pode ser movido de um grupo para outro apenas depois de permanecer no grupo atual por pelo menos 14 dias
  • Um usuário só pode ser movido de um grupo para outro após enviar um determinado número de emails no grupo atual:

NOVO USUÁRIO (Cinza) → 500

QUARENTENA → 1000

BAIXO RISCO (Verde) → 5000

RISCO MODERADO (Amarelo) → 5000

ALTO RISCO (Vermelho) → 5000

Observação: verificamos os e-mails enviados a partir da data da última alteração do pool até 5 dias antes. Precisamos desses 5 dias para coletar estatísticas de entregabilidade de email, como:

  • Taxa de rejeição
  • Denúncias de spam
  • Taxa de abertura
  • Etc.

Existem 3 estatísticas principais para monitorar:

  • Taxa de rejeição: é a porcentagem de emails rejeitados pelos servidores de recebimento, em comparação com o número de emails enviados

    Estas rejeições podem acontecer por diferentes motivos (endereços de email falsos ou desativados, nomes de domínio em blacklists, incidentes nos servidores de recebimento, etc.).

  • Denúncias de spam: é o número de contatos que denunciam manualmente seu email como spam, bem como a porcentagem em comparação com o número de emails abertos
  • Número de emails abertos: é o número de aberturas do email em questão bem como a porcentagem em relação ao número de emails enviados

4.2 Limites:

A seguir estão os limites para mover um usuário de um grupo para outro:

Alto risco:

TAXA DE ABERTURA < 10%

0.4% < DENÚNCIA DE SPAM < 1% (mín. de 6 denúncias de spam)

1.8% < TAXA DE REJEIÇÃO > 5% (mín. 30 emails rejeitados)

Risco moderado:

10% < TAXA DE ABERTURA < 20%

0.25% < DENÚNCIA DE SPAM < 0.4% (mín. de 6 denúncias de spam)

0.7% < TAXA DE REJEIÇÃO < 1.8% (mín. 30 emails rejeitados)

Baixo risco:

TAXA DE ABERTURA > 20%

DENÚNCIA DE SPAM < 0.25%

TAXA DE REJEIÇÃO < 0.7%

Quarentena:

Emails enviados nas últimas 24 horas são verificados.

Se qualquer um dos limites é excedido, o usuário é imediatamente movido para o grupo de quarentena:

DENÚNCIA DE SPAM >1%

TAXA DE REJEIÇÃO > 5%

Verificamos pelo menos 1.000 emails enviados até 5 dias antes.

Se você estiver no grupo vermelho ou da quarentena, aconselhamos que você siga as instruções acima e leia esta página de ajuda para interpretar adequadamente suas estatísticas e corrigi-las a fim de melhorar a entregabilidade de seus emails.

5. Analise suas estatísticas de email

Para garantir uma boa entregabilidade de emails, monitoramos as atividades de nossos usuários diariamente.

Se percebermos que algum dos indicadores está excessivamente alto, suspenderemos o envio de emails da conta do usuário como medida de segurança (isso é feito em prol do interesse de todos os usuários da systeme.io).

Aqui estão algumas informações para interpretar estes números:

  • Emails rejeitados:

Abaixo de 0.5% → OK

Entre 0.6% e 1.9% → tente descobrir o motivo

2% e mais → problema crítico, entre em contato com nosso suporte ao cliente o mais rápido possível.

  • Denúncias de spam:

Abaixo de 0.08% → OK

Entre 0.08% e 0.19% → encontre o motivo para tantas denúncias de spam

0.2% e mais → problema crítico, entre em contato com nosso suporte ao cliente o mais rápido possível.

  • Taxa de abertura:

20% e mais → boa taxa de abertura

Entre 10% e 20% → taxa de abertura média

Menos de 10% → você precisa limpar sua lista de contatos.

Anexo de artigos: