Muitos provedores de segurança de email, especialmente aqueles especializados na proteção de mensagens, agora usam inteligência artificial para analisar o comportamento dos emails.

Essas tecnologias examinam simultaneamente múltiplos aspectos de uma mensagem: identidade do remetente, estrutura e tom do conteúdo, e a presença e natureza de anexos, links e imagens. Se um email apresentar qualquer sinal suspeito ou perigoso, ele é automaticamente filtrado e bloqueado, impedindo que chegue à caixa de entrada do usuário.

Vamos ver como você pode evitar que seus emails sejam rejeitados.

O primeiro elemento a considerar são seus registros técnicos.

1. Registros DMARC/SPF/DKIM

DMARC, SPF e DKIM são essenciais para a entregabilidade de email e influenciam diretamente como os filtros de lixo eletrônico verificam suas mensagens.

a. SPF (Sender Policy Framework)

Papel: Especifica quais servidores estão autorizados a enviar emails em nome do seu domínio.

Impacto na entregabilidade:

• Se o SPF falhar → alto risco de rejeição ou marcação como lixo eletrônico.
• Gmail, Outlook, Yahoo e outros usam os resultados do SPF para calcular sua pontuação de spam.

b. DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Papel: Uma assinatura criptográfica que garante que o conteúdo não foi modificado após o envio.

Impacto na entregabilidade:

• Sem DKIM, provedores de email modernos consideram a mensagem "menos confiável."
• Uma assinatura DKIM válida melhora a pontuação anti-spam e constrói confiança no domínio.

c. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Papel: Dá instruções aos servidores receptores sobre o que fazer caso SPF e/ou DKIM falhem.

Impacto na entregabilidade:

• Sem DMARC, um domínio fica vulnerável a spoofing → filtros podem ficar mais desconfiados.
• Com um DMARC corretamente configurado, você tem muito mais chances de passar nas verificações de alinhamento.

Impacto na filtragem de lixo eletrônico

Filtros como os do Gmail ou da Microsoft combinam autenticação, reputação e conteúdo. Como resultado:

• Se SPF/DKIM falharem e o DMARC estiver configurado em modo rejeição → pode ocorrer rejeição imediata.
• Se SPF/DKIM passarem, mas o DMARC estiver ausente → filtragem de conteúdo mais rígida e maior chance de cair nas pastas "Promoções" ou "Lixo eletrônico".

Em resumo:

• SPF = quem tem permissão para enviar.
• DKIM = o email não foi alterado.

• DMARC = o que fazer se a autenticação falhar + proteção contra spoofing.

  → Juntos, esses três atuam como seu "passaporte" técnico para passar pelos filtros antes mesmo de seu conteúdo ser analisado.

Portanto, é crucial ter um domínio configurado corretamente com todos os registros técnicos necessários.

Uma vez concluída essa etapa, podemos passar ao segundo ponto, que diz respeito diretamente à qualidade e ao conteúdo dos seus emails.

2. Conteúdo

Para garantir boa entregabilidade, os filtros de lixo eletrônico analisam o conteúdo do seu email palavra por palavra, imagem por imagem e link por link.

Existem várias armadilhas que você precisa evitar. Vamos ver alguns pontos fundamentais.

2.1 Endereço de email do remetente

Para uma boa entregabilidade, o endereço de email do remetente é tão importante quanto o conteúdo.

Os filtros analisam tanto o domínio quanto o formato do endereço.

Emails de remetentes ou domínios considerados não confiáveis ou associados ao envio de lixo eletrônico são automaticamente filtrados ou rejeitados.

a. Use um domínio personalizado e autenticado

Recomendamos fortemente não usar endereços de email gratuitos (como @hotmail.com) para envios em massa. Esses endereços são geralmente mal vistos em marketing por email e, em alguns casos, políticas de segurança, como o DMARC, podem bloquear suas mensagens.

Em vez disso, use seu próprio domínio personalizado (por exemplo, @empresa.com) com registros SPF, DKIM e DMARC devidamente configurados.

Além disso, evite usar subdomínios suspeitos ou recém-criados (como promo2025-meusite.com), pois eles costumam ser considerados pouco confiáveis e podem ser rapidamente colocados em listas negras.

b. Endereços no formato no-reply@

Evite usar endereços no-reply@. Esses endereços impedem respostas e limitam a interação com seus destinatários, o que reduz o engajamento e, por fim, prejudica a sua reputação de remetente.

Opte por endereços amigáveis que convidem à comunicação, tais como:

• contato@empresa.com
• nome@empresa.com
• suporte@empresa.com

Garanta que haja consistência entre o nome do remetente e o endereço de email utilizado. Essa correspondência é essencial para construir confiança tanto com seus destinatários quanto com os filtros de lixo eletrônico.

• Exemplo ruim: Nome = "Atendimento ao Cliente X", Email = promo@outrodominio.com
• Exemplo bom: Nome = "Atendimento ao Cliente X", Email = suporte@empresa.com

c. Separe seus tipos de envio

É importante usar endereços e subdomínios separados para diferentes tipos de emails para proteger e manter sua reputação de remetente. Por exemplo:

• Transacional: faturamento@minhaempresa.com
• Marketing: newsletter@minhaempresa.com
• Suporte: suporte@minhaempresa.com

Essa separação garante que um problema com um tipo de email não impacte negativamente a entregabilidade dos demais.

d. Reputação e idade do domínio

Os filtros de lixo eletrônico frequentemente testam domínios e endereços de email recém-criados com muita cautela.

Por isso, você deve evitar enviar um volume massivo de mensagens logo após criar seu domínio. Um aquecimento gradual do domínio é absolutamente obrigatório.

2.2 Assunto do email

Para boa entregabilidade, o assunto do email é minuciosamente analisado pelos filtros, e certas escolhas podem prejudicar seriamente sua pontuação.

Aqui está o que você deve absolutamente evitar:

a. Palavras e frases que acionam filtros de spam

Certas palavras ou frases podem aumentar o risco de seu email ser marcado como lixo eletrônico:

• Palavras suspeitas: grátis, presente, urgente, 100% garantido, vencedor, oferta especial, promoção, dinheiro, rendimento, criptomoedas, etc.
• Variantes camufladas: GRÁT!S, Gr4tis, FR€€, Fr33, $$$, que são facilmente detectadas pelos filtros.
• Frases excessivamente agressivas: "Não perca esta oportunidade", "Última chance", "Aja agora"

O objetivo é escrever emails claros e envolventes sem acionar os filtros de lixo eletrônico.

Pontuação e símbolos excessivos

Os provedores de serviços tendem a rejeitar emails com caracteres especiais no assunto. Recomenda-se fortemente evitá-los sempre que possível.

Se você ainda quiser usá-los, preste atenção a:

• Pontos de exclamação ou interrogação repetidos: !!!, ??, ?!?
• Símbolos desnecessários ou excessivos: $, %, ♥, ✔, 🔥 (alguns são aceitáveis; muitos acionarão os filtros).
• Emojis: evite o uso excessivo no corpo do email.
• Todas as letras maiúsculas: limite seu uso, pois os filtros frequentemente os percebem como agressivos ou enganosos.

A ideia é preservar a legibilidade e a confiança ao mesmo tempo em que evita acionar os filtros de lixo eletrônico.

b. Letras maiúsculas

Escrever um assunto INTEIRO em LETRAS MAIÚSCULAS é percebido como agressivo.

Destacar 1 ou 2 palavras-chave em maiúsculas é aceitável, mas além disso pode ser mal percebido pelos filtros.

c. Títulos enganosos (clickbait)

Promessas irreais (por exemplo, "Ganhe R$ 1.000 em uma semana" ou "Perca 10 kg em 3 dias") são frequentemente sinalizadas como enganosas pelos filtros. Qualquer mensagem que pareça "boa demais para ser verdade" corre o risco de aumentar significativamente sua pontuação de spam e prejudicar sua entregabilidade.

Não use assuntos enganosos ou de "clickbait". Prometer conteúdo que não está realmente no email, ou exagerar intencionalmente, frustra os destinatários. Como resultado, mais pessoas poderão marcar suas mensagens como lixo eletrônico.

Exemplo do que não fazer: usar "Sua fatura está pronta" como assunto quando o email é, na verdade, apenas uma promoção.

Como medida preventiva, nosso filtro interno impede que você envie emails com assuntos enganosos. Isso ajuda a proteger sua reputação de remetente e reduz o risco de reclamações de "lixo eletrônico".

Nossas recomendações:

• Sempre seja claro, preciso e transparente em seus emails.
• Realize regularmente testes A/B para identificar o que funciona melhor, preservando sua reputação de remetente.

2.3 Nome do remetente

O nome do remetente desempenha um papel enorme na entregabilidade, não apenas para contornar filtros, mas também para incentivar os destinatários a abrir a mensagem.

Aqui estão algumas melhores práticas para otimizá-lo:

a. Consistência e reconhecimento

Use sempre o mesmo nome de remetente para construir e manter sua reputação.

Deve ser facilmente reconhecível para seus destinatários: evite mudar constantemente o nome do remetente (por exemplo, alternar entre "Suporte ao Cliente", "Newsletter" e "Equipe de Promoções"), pois isso pode causar confusão e prejudicar suas taxas de abertura.

b. Evite palavras de spam

É importante ter cuidado com o estilo e o conteúdo do nome do remetente. Evite usar todas as letras maiúsculas como "PROMOÇÃO RELÂMPAGO!!!", símbolos ($, ♥, !!!) e palavras suspeitas como vencedor, grátis ou urgente. Alguns provedores, como o Google, são altamente sensíveis a caracteres especiais no nome do remetente. Tenha em mente que os filtros de lixo eletrônico analisam este campo também, não apenas o assunto.

Alinhando seu nome de remetente e endereço de email

Alinhar seu nome de remetente com seu endereço de email é crucial para construir confiança e evitar suspeitas:

• Bom exemplo: Nome = Júlia da Loja X, Email = julia@lojax.com

Se o nome não corresponder ao domínio ou ao negócio, isso pode levantar suspeitas tanto entre os destinatários quanto entre os filtros.

Dica de entregabilidade:

• As caixas de entrada analisam a reputação combinada do seu "Nome do Remetente + Endereço de Email".
• Uma vez que você alcance uma boa taxa de abertura com um nome de remetente específico → pare de mudá-lo.

2.4 Conteúdo do email (texto, links e imagens)

Antes de trabalhar no conteúdo em si, é importante considerar o tamanho dos seus emails. Após certo limite, eles podem ser automaticamente rejeitados pelos servidores ou sinalizados como suspeitos pelos filtros.

a. Tamanho do email

O tamanho da mensagem afeta a velocidade de entrega e o tempo de carregamento. Emails em HTML normalmente têm entre 30 e 60 KB. Acima de 100 KB, são considerados muito pesados e há risco de rejeição.

b. Imagens

No que diz respeito à entregabilidade, imagens no corpo do email podem ser um trunfo... ou uma bandeira vermelha, dependendo de como são usadas.

Para ficar do lado seguro, siga estas práticas recomendadas:

• Evite emails 100% compostos por imagens ou com muito pouco texto. Os filtros consideram esse tipo de mensagem típico de campanhas fraudulentas. Busque uma relação texto-imagem de pelo menos 60% de texto para 40% de imagens.
• Escolha com cuidado onde hospedar suas imagens. Use um host confiável e de boa reputação dedicado ao envio e rastreamento de emails. Evite hosts gratuitos ou desconhecidos (como Imgur ou hospedeiros temporários de imagens), pois é muito provável que estejam em listas negras.

c. Tamanho e dimensões dos arquivos

Cada imagem que você adiciona aumenta o "peso" total do seu email e pode afetar sua entregabilidade. Para desempenho ideal e tempos de carregamento rápidos, recomendamos manter o tamanho total dos seus emails abaixo de 100 KB.

Algumas dicas extras:

• A largura máxima recomendada para emails de marketing é de 600 a 650 pixels, compatível com a maioria dos clientes de email.
• Comprima suas imagens antes do envio para reduzir o tamanho do arquivo sem sacrificar a qualidade visual.

Ao usar imagens em seus emails, prefira os formatos adequados para cada caso:

• JPEG: ideal para fotografias.
• PNG: perfeito para gráficos e logos com fundo transparente.
• GIFs animados: aceitáveis, mas frequentemente pesados. Certifique-se de comprimí-los e usá-los com moderação.

Evite esconder texto dentro das imagens. Os filtros de lixo eletrônico podem detectar essa tática e classificar seu email como lixo eletrônico.

d. Proporção links-texto

Você também deve prestar muita atenção aos links que inclui em seus emails. Os filtros não analisam apenas o número total de links; eles avaliam a densidade de links em relação ao texto. Por exemplo, um email muito curto de três linhas contendo quatro links parecerá altamente suspeito.

Para um email de marketing padrão, recomendamos limitar o número de links a 1-3. Por exemplo: um CTA principal (chamada para ação), um link para seu site e um link de descadastro.

e. Qualidade dos links

Evite usar encurtadores de URL (como bit.ly, tinyurl, etc.), pois frequentemente estão associados a phishing. Use links com seu domínio personalizado (por exemplo, https://seudominio.com/...) ou um subdomínio de rastreamento autenticado para gerar confiança e melhorar a entregabilidade.

f. Repetição de links

É perfeitamente aceitável repetir um link várias vezes dentro de um email (por exemplo, um CTA no topo e no final), mas não exagere. Repetir um link mais de 3 vezes em um email curto pode parecer suspeito.

g. Tipos de links

Incluir muitos links apontando para diferentes domínios externos pode levantar suspeitas, especialmente se alguns desses domínios tiverem má reputação.

Lembre-se de que os filtros avaliam links para imagens hospedadas externamente da mesma forma que links regulares.

2.5 Anexos

No que diz respeito à entregabilidade, anexos são um campo minado: eles podem facilmente aumentar sua pontuação de spam ou causar uma rejeição direta pelos filtros.

Emails podem ser rejeitados se os anexos contiverem malware, ransomware ou qualquer conteúdo suspeito (arquivos ZIP, PDFs, documentos do Office etc.). Links incorporados também podem ser bloqueados se apontarem para sites maliciosos, especialmente por meio de análise no momento do clique (Time-of-Click) — validada exatamente quando o usuário clica.

Aqui estão algumas melhores práticas para evitar bloqueios:

a. Tamanho máximo de arquivo

• Idealmente: < 5 MB por email (anexos + corpo do email combinados).
• Muitos servidores filtram ou bloqueiam emails maiores que 10 MB.

Quanto mais pesado o email, mais lento é o envio e mais atenção ele atrai dos filtros.

Considere diferentes formatos de arquivo e seu impacto:

• Formatos "seguros": .pdf, .jpg, .png, .txt.
• Formatos de alto risco (frequentemente bloqueados): .exe, .bat, .js, .scr e arquivos .zip que contenham executáveis, macros ou scripts.
• .docx e .xlsx geralmente passam, mas tenha cuidado com macros habilitadas: alguns filtros os rejeitam por precaução.

Por isso, é crucial verificar se seus arquivos não contêm software nocivo antes de enviá-los. Você pode, por exemplo, passá-los por ferramentas online especializadas para detectar vírus, malware ou ransomware.

Aplicar essas recomendações é essencial para garantir boa entregabilidade de emails. Ao seguir essas regras, você aumenta as chances de suas mensagens chegarem com segurança à caixa de entrada e ajuda a preservar a qualidade geral de sua infraestrutura de envio.