Passos essenciais para importar contatos com sucesso

Conheça as etapas fundamentais para importar seus contatos de uma ferramenta de email marketing externa para a systeme.io, respeitando as melhores práticas técnicas, legais (LGPD) e de marketing.

1. Preparação e auditoria da sua lista atual

Uma lista de contatos bem preparada é essencial para uma migração bem-sucedida. Comece com estes passos:

• Exporte seus contatos da ferramenta de email anterior (em formato CSV).
• Revise os dados disponíveis: nome, sobrenome, email, status (inscrito/descadastrado), data de inscrição, histórico de interação, tags, entre outros.
• Segmente seus contatos com base no nível de engajamento (ativos/inativos) para evitar a importação de endereços desatualizados ou que não respondem.

2. Limpe sua lista antes de importar

Assim que sua lista estiver organizada, é crucial garantir a qualidade dos endereços de email.

Melhores práticas a seguir:

• Remova duplicatas e endereços de email inválidos ou inativos.
• Use os filtros da sua ferramenta antiga para organizar os contatos. Se não estiverem disponíveis, use um serviço de verificação de email (ex.: NeverBounce ou ZeroBounce) para identificar endereços de risco (devoluções permanentes, spam traps).
• Guarde o comprovante de inscrição, que pode ser solicitado para verificações de conformidade.
• Respeite o status dos contatos: não reative usuários descadastrados ou inativos.
• Certifique-se de que as tags e segmentos estejam atribuídos corretamente.

Para fazer isso:

• Selecione os contatos relevantes.
• Clique em Mais ações.
• Escolha Descadastrar de emails de marketing.

Importe apenas contatos que forneceram consentimento explícito para receber seus emails. Isso é obrigatório para a conformidade com a LGPD e para garantir uma boa entregabilidade.

3. Importação de alunos (Contatos de Cursos)

Se você deseja importar alunos que se inscreveram em seus cursos, mas que não recebem emails seus há algum tempo:

• Planeje uma importação gradual para evitar devoluções em massa.
• Atenção: um email automático é enviado assim que um aluno é adicionado a um curso na systeme.io (com o link para acessar a área de membros).

4. Configure sua nova Ferramenta de Envios

Antes de importar seus contatos para a systeme.io:

• Recrie suas listas, segmentos e tags (correspondentes aos da sua ferramenta anterior).
• Configure a autenticação de email: registros SPF, DKIM e DMARC no seu domínio.
• Crie uma conta no Google Postmaster Tools para monitorar sua reputação de remetente.

5. Importe seus contatos

• Importe apenas arquivos limpos.
• Respeite o status dos contatos (não ative usuários descadastrados ou inativos).
• Verifique novamente se as tags e segmentos foram aplicados corretamente.

6. Aquecimento de endereço de email ou domínio

Ao trocar de provedor de email, você deve aquecer seu endereço de email/domínio. Isso ajuda os provedores (Gmail, Outlook, etc.) a se acostumarem com seus hábitos de envio e reduz o risco de cair no spam.

Consulte nossa página de ajuda sobre a estratégia de aquecimento de email para mais detalhes.

Melhores práticas:

• Comece com seus contatos mais engajados.
• Aumente gradualmente seu volume diário de emails.
• Monitore as principais métricas (taxa de abertura, taxa de devolução, denúncias de spam, etc.).

7. Testes e monitoramento pós migração

• Realize campanhas de teste em segmentos pequenos.
• Analise as taxas de abertura, clique, devolução e spam.
• Ajuste seu conteúdo e a frequência de envio, se necessário.

8. Reativação e limpeza contínua da lista

• Lance campanhas de reengajamento para contatos inativos.
• Exclua regularmente contatos que não interagem, para manter uma lista saudável.

9. Conformidade e Documentação

• Mantenha registros de importação/exportação e comprovantes de consentimento (inscrição).
• Atualize sua política de privacidade, se necessário, e informe seus usuários adequadamente.

Exemplo de Plano de Aquecimento (Para listas de mais de 5.000 contatos)

O aquecimento é uma etapa crítica para preservar sua entregabilidade após a migração.

O objetivo é evitar filtros de spam começando pelos contatos mais engajados.

Plano de 7 a 14 dias:

• Dias 1–2: Envie para 500 contatos altamente engajados (que abriram/clicaram nos últimos 30 dias).
• Dias 3–4: Aumente para 900 contatos, ainda priorizando os mais engajados.
• Dias 5–6: Envie para 1.500 contatos, incluindo os semi-engajados (aberturas nos últimos 60 dias).
• Dias 7–9: Envie para 2.500 — 4.000 contatos, incluindo usuários com engajamento moderado.
• Dias 10–14: Envie para a lista inteira, excluindo apenas os contatos inativos de longo prazo.

Aqui está outro formato de aquecimento:

Melhores Práticas Durante a Fase de Aquecimento

1. Comece pelos contatos mais engajados

Isso envia um sinal positivo aos Provedores de Serviços de Internet (ISPs), graças às altas taxas de abertura e clique.

Use segmentos dinâmicos, como: abriu/clicou nos últimos 30, 60 ou 90 dias.

2. Crie conteúdo de email de alta qualidade

• Use assuntos personalizados e envolventes.
• Adicione links claros, rastreáveis e relevantes.
• Evite elementos que possam acionar filtros de spam:
  • Uso excessivo de LETRAS MAIÚSCULAS.
  • Ofertas "boas demais para ser verdade".
  • Anexos desnecessários.
  • Caracteres especiais ou símbolos nos assuntos.

3. Monitore os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs)

• Taxa de abertura: > 20% = bom
• Taxa de clique: > 2% = aceitável (varia conforme o conteúdo)
• Taxa de devolução: < 2%
• Taxa de denúncia de spam: < 0,1%

4. Remova endereços problemáticos

Remova contatos que não demonstram engajamento (sem aberturas ou cliques há mais de 6 meses).

Na systeme.io, você pode limpar sua lista de contatos de duas formas:

• Manualmente
• Automaticamente

5. Autentique seus emails

• Certifique-se de que SPF, DKIM e DMARC estejam configurados corretamente para o seu domínio. (Esta etapa está incluída no processo de migração de dados, a menos que você decida fazer por conta própria).
• Use um endereço de remetente dedicado, ex.: contato@seudominio.com.br

Bônus: Ferramentas Recomendadas

• Validação de email: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
• Monitoramento de entregabilidade: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools.