Como migrar sem prejudicar a entregabilidade dos seus emails?

Como migrar sem prejudicar a entregabilidade dos seus emails? | Central de ajuda da systeme.io

Ao migrar seus contatos para a systeme.io, várias etapas fundamentais devem ser seguidas para garantir uma transição suave de um serviço de email marketing externo. Isso inclui a aplicação de boas práticas em configurações técnicas, conformidade legal (especialmente em relação à LGPD/RGPD) e marketing.

1. Preparação e auditoria da sua base de dados atual

Uma lista bem preparada é essencial para uma migração bem-sucedida. Aqui estão os passos iniciais que você deve seguir:

Exporte seus contatos em formato CSV.
Revise os dados disponíveis: nome, sobrenome, email, status (inscrito, descadastrado), data de registro, tags, etc.
Segmente seus contatos com base no engajamento (ativos/inativos) para evitar a importação de endereços de email desatualizados.
Identifique atividades recentes: se você enviou emails recentemente, foque nos contatos que abriram suas mensagens nos últimos 30, 60 ou 90 dias.

2. Limpeza da base de dados antes da importação

Após organizar sua lista, é crucial garantir a qualidade dos endereços de email que ela contém.

Aqui estão as melhores práticas:

Remova duplicatas, endereços inativos ou inválidos.
Use filtros no seu provedor de email anterior para limpar sua lista. Se esses filtros não estiverem disponíveis, utilize um serviço de verificação de email para evitar endereços de risco (devoluções definitivas, armadilhas de spam, etc.).
Mantenha o comprovante de consentimento (inscrição): nossa equipe pode solicitá-lo.
Respeite o status dos contatos: não reative contatos que se descadastraram ou que estão inativos.
Certifique-se de que as tags e segmentos foram atribuídos corretamente.

Observação: Você pode importar contatos descadastrados para sua conta da systeme.io. Eles serão automaticamente marcados com o status inscrição cancelada e não receberão nenhuma comunicação através da plataforma.

Também é essencial importar apenas contatos que forneceram consentimento explícito para receber seus emails, mantendo a conformidade com as leis de proteção de dados (como a LGPD) e preservando sua entregabilidade.

3. Importação de contatos de alunos dos seus cursos

Se você estiver importando contatos que participam dos seus cursos, mas que não recebem emails seus há algum tempo, o processo de importação deve ser gradual.

Sempre que um contato é adicionado a um curso em sua conta na systeme.io, um email automático é enviado com um link de login para que ele acesse a área do curso.

Para evitar um pico de emails devolvidos devido a endereços inativos, recomendamos fortemente que a importação seja feita em etapas (envios escalonados).

4. Aquecimento do seu remetente ou domínio de envio

Ao trocar de provedor de email, é necessário um processo de aquecimento. Isso envolve treinar gradualmente os provedores de email (como Gmail e Outlook) para reconhecerem e confiarem no seu novo comportamento de envio, ajudando você a manter uma boa reputação de remetente e evitar a caixa de spam.

Explicamos os motivos disso neste artigo de ajuda.

Principais etapas do aquecimento:

Comece enviando emails para os seus contatos mais engajados.
Aumente gradualmente o volume de emails enviados a cada dia.
Evite enviar grandes lotes imediatamente, pois isso pode acionar bloqueios ou filtros de spam dos provedores (ISPs).

Testes e acompanhamento após a migração:

Envie emails de teste para pequenos segmentos.
Monitore as principais métricas: taxas de abertura, taxas de clique, denúncias de spam e taxas de devolução.
Evite campanhas de reengajamento para contatos inativos durante o período inicial.
Ajuste seu conteúdo ou configurações de entregabilidade, se necessário.

Este processo é crucial para garantir uma boa entregabilidade após a migração ou mudança de ferramenta de envio. Envolve o envio gradual de emails para seus contatos, a fim de estabelecer uma reputação de remetente confiável junto aos principais provedores de email (Gmail, Outlook, etc.).

Objetivo: evitar que seus emails sejam enviados para a pasta de spam ou bloqueados pelos provedores de internet, começando pelos assinantes mais engajados.

Exemplo de Plano de Aquecimento para uma Lista com mais de 5.000 contatos

Este processo é crucial para garantir uma alta entregabilidade após a migração. Ele ajuda a construir uma reputação de remetente confiável perante os grandes provedores.

Objetivo: Evitar filtros de spam e bloqueios.

Plano de aquecimento sugerido durante 7 a 14 dias:

Dias 1–2: Envie para 500 contatos altamente engajados (que abriram/clicaram nos últimos 30 dias).
Dias 3–4: Aumente para 900 contatos, ainda priorizando os mais engajados.
Dias 5–6: Envie para 1.500 contatos, incluindo os semi-engajados (aberturas nos últimos 60 dias).
Dias 7–9: Envie para 2.500 — 4.000 contatos, incluindo usuários com engajamento moderado.
Dias 10–14: Envie para a lista inteira, excluindo apenas os contatos inativos de longo prazo.

Aqui está outro formato de aquecimento:

Dia	Volume de envio	Segmento (Público-alvo)	Objetivo
Dia 1	500	Contatos muito engajados (abertura nos últimos 30 dias)	Testar reputação, validar entregabilidade
Dia 2	900	Muito engajados + inclusão de semi-engajados	Manter altas taxas de abertura
Dia 3	1.500	Engajados (abertura nos últimos 60 dias)	Expandir a base monitorando o retorno
Dia 4	2.000	Engajados + alguns inativos recentes	Monitorar taxas de spam e de devolução
Dia 5	3.000	Público misto (ativos / levemente inativos)	Testar sub-segmentos
Dia 6	4.000	Inativos há menos de 90 dias	Escalar o volume com cautela
Dia 7	5.000	Público amplo, exceto inativos há mais de 120 dias	Abordagem abrangente, porém controlada
Dia 8	6.000+	Todos, exceto inativos muito antigos (há mais de 6 meses)	Estabilizar o envio diário
Dia 9	100%	Base total, exceto descadastrados/inválidos	Retornar à cadência normal
Dia 10	100%	Lista limpa, segmentação definida	Fim do aquecimento — início das campanhas regulares

Melhores Práticas Durante o Aquecimento

1. Priorize seus contatos mais engajados

Comece seus envios com os contatos que abriram ou clicaram em seus emails recentemente.

Isso envia um sinal positivo para os provedores de serviços de internet, gerando altas taxas de abertura e cliques.

Utilize segmentos dinâmicos, como "Abriu/Clicou" nos últimos 30, 60 ou 90 dias.

2. Crie conteúdo de alta qualidade

A qualidade do conteúdo melhora diretamente sua entregabilidade.

Siga estas diretrizes:

Use assuntos personalizados e atrativos.
Inclua links claros e rastreáveis.
Evite elementos comumente marcados como spam:
- Uso excessivo de letras maiúsculas no assunto.
- Promessas exageradas ou linguagem promocional excessiva.
- Anexos desnecessários.
- Símbolos ou caracteres especiais em títulos.

3. Monitore indicadores-chave

Fique atento aos indicadores de desempenho da sua campanha:

Taxa de abertura: > 20% é considerado uma boa média.
Taxa de cliques: > 2%, dependendo do tipo de campanha.
Taxa de devolução: < 2%.
Taxa de denúncia de spam: < 0,1%.

4. Remova endereços problemáticos

Limpe regularmente sua lista removendo contatos inativos para manter a qualidade.

Remova qualquer contato que não tenha demonstrado atividade (sem aberturas ou cliques) por mais de 6 meses.

Na systeme.io, você tem duas opções para fazer isso:

5. Autentique seus envios

Certifique-se de que SPF, DKIM e DMARC estejam configurados corretamente para o seu domínio. (Esta etapa está incluída no processo de migração de dados, a menos que você decida fazer por conta própria).
Use um endereço de remetente dedicado, ex.: contato@seudominio.com.br
Crie uma conta no Google Postmaster Tools.

Seu sucesso é nossa prioridade. Na systeme.io, monitoramos continuamente a entregabilidade de seus emails e trabalhamos incansavelmente para melhorar nossos serviços e maximizar seus resultados.

Oferecemos suporte dedicado à entregabilidade, disponível 7 dias por semana. Não hesite em entrar em contato conosco se precisar; nossa equipe está aqui para ajudar.

Bônus: Ferramentas Recomendadas

Validação de email: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
Monitoramento de entregabilidade: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).